Trzy główne etapy windykacji to: windykacja wstępna, postępowanie sądowe oraz postępowanie egzekucyjne.

Warto pamiętać, że na każdym z tych etapów możliwe jest polubowne rozwiązanie problemu zaległych zobowiązań i załatwienie sprawy, związanej z długiem tak, by jego spłata nie rujnowała naszego bieżącego budżetu.

1. Windykacja wstępna - nazywana jest windykacją polubowną. Na tym etapie, wierzyciel lub działająca w jego imieniu firma windykacyjna, w przypadku opóźnienia w wywiązywaniu się przez klienta ze zobowiązań, stara się nawiązać z nim kontakt, by wyjaśnić przyczyny powstałej sytuacji.
Windykacja polubowna to okres, w którym dłużnik może np. zwrócić się do wierzyciela z prośbą o wydłużenie okresu spłaty, obniżenie wysokości rat spłaty, czy częściowe wstrzymanie naliczania odsetek. Nie oznacza to, że wierzyciel na pewno zgodzi się na takie rozwiązania, ale im wcześniej dłużnik zwróci się z taką prośbą, tym większe szanse na pozytywną odpowiedź. Warto pamiętać, że na etapie tzw. windykacji wstępnej wierzyciel (np. bank, instytucja pożyczkowa, czy firma telekomunikacyjna) próbuje przede wszystkim przypomnieć osobie lub firmie zadłużonej o zaległościach w spłacie. W tym celu stosuje wezwania, pisma ponaglające lub kontaktuje się z dłużnikiem telefonicznie. Jeżeli nie uda mu się skontaktować z dłużnikiem w ten sposób – będzie podejmował starania, by nawiązać kontakt poprzez swoich przedstawicieli terenowych.

2. Postępowanie sądowe, jeśli wezwania do spłaty zaległości zawiodły, a dłużnik uporczywie unika kontaktu z wierzycielem lub firmą windykacyjną, możliwe jest skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Wierzyciel może dochodzić swoich roszczeń według przepisów ogólnych (sprawa jest wówczas kierowana na posiedzenie jawne i przed sądem odbywa się rozprawa z udziałem dłużnika i wierzyciela) lub skorzystać z możliwości prowadzenia sprawy według przepisów o postępowaniach odrębnych. W szczególności, właściwe dla dochodzenia roszczeń pieniężnych mogą być postępowania w trybie nakazowym lub upominawczym (w tym elektronicznym). W obu trybach, co do zasady, następstwem skierowania przez wierzyciela pozwu o zapłatę jest wydanie przez sąd nakazu zapłaty na posiedzeniu niejawnym, tj. bez rozprawy, a tym samym bez udziału stron. Warto również pamiętać, że gdy sąd wyda nakaz zapłaty, dłużnik ma dwa tygodnie na złożenie zarzutów (w postępowaniu nakazowym) lub sprzeciwu (w postępowaniu upominawczym). Skutecznie wniesione zarzuty lub sprzeciw powodują zaś konieczność wyznaczenia pierwszej rozprawy w postępowaniu zwykłym, co oznacza, że sprawa będzie się dalej toczyć według przepisów ogólnych.

3. Postępowanie egzekucyjne, po otrzymaniu orzeczenia sądu, które opatrzone klauzulą wykonalności stanowi tytuł wykonawczy, lub po uzyskaniu przez wierzyciela innego tytułu wykonawczego, sprawa – na wniosek wierzyciela – może trafić do egzekucji komorniczej. Jest to jednak dla wierzyciela konieczność, wykorzystywana wówczas, gdy dłużnik nie wykazuje żadnej woli porozumienia. Dopuszczenie przez dłużnika do tego kroku np. przez unikanie kontaktu z wierzycielem, jest też dla niego źródłem dodatkowych, często względnie wysokich kosztów nie tylko sądowych, ale także później kosztów postępowania egzekucyjnego, prowadzonego przez komornika.