Zlecać, sprzedawać, a może obsługiwać samemu? Jak przygotować swoją firmę, na zagrożenie utraty płynności finansowej?

Prawie każdy przedsiębiorca, prawie każda firma, spotkała się z problemem zaległości w opłacaniu faktur. Zatory płatnicze to jedno z największych ryzyk ponoszonych przez przedsiębiorców, a brak umiejętności radzenia sobie z tym problemem może być kluczowy przy wielu problemach, jak chociażby utracie płynności finansowej firmy.

To brak przygotowanych schematów działania powoduje, iż w sytuacji pojawienia się opóźnień, w firmie zaczynamy podejmować nerwowe ruchy, które często, zamiast prowadzić do odzyskania naszych należności, jeszcze bardziej oddalają nas od zamierzonego celu.

Chcąc uniknąć sytuacji zaskoczenia i zabezpieczyć bezpieczeństwo i stabilność finansową naszego przedsiębiorstwa, warto podzielić sobie cały ten proces na 3 podstawowe kwestie.

1. Przed wystawieniem dokumentu - Prewencja – czyli jak zabezpieczamy naszą fakturę/należność. Czy w chwili powstania należności dochowaliśmy należytej staranności, aby uwiarygodnić zapłatę? Co wiemy o kontrahencie? W zależności od wysokości zobowiązania, warto zwrócić uwagę na takie aspekty jak zabezpieczenia umowne (czy ustanowić dodatkowe zabezpieczenie), weryfikację kontrahenta w różnego rodzaju dostępnych źródłach / opinie innych przedsiębiorców. W epoce internetu bardzo wiele cennych informacji znajdziemy sami!
2. Windykacja – jaki zakres i jakimi zasobami podejmować czynności – tak naprawdę, windykację rozpoczynamy przed terminem wymagalności naszego zobowiązania. Na przykład umieszczając pieczęć windykacyjną współpracującej z Państwem firmy windykacyjnej na fakturze. Jest to pierwszy sygnał dla kontrahenta, iż zapłata tej faktury jest dla Państwa ważna, a jej terminowość będzie weryfikowana przez podmiot zewnętrzny. Następnie, pierwsze przypomnienia wysłane na 2-3 dni przed terminem wymagalności. Pamiętajmy, iż każdy z nas ma listę priorytetów – spróbujmy ustawić nasze należności na szczycie listy naszych kontrahentów.
3. Windykacja wierzytelności „starszych” – w przypadku braku efektu naszych działań na początkowej fazie wymagalności, a nasz kontrahent ciągle odwleka spłatę długu, należy przygotować plan działania w dłuższej perspektywie. Przygotować warianty postępowania, przeanalizować ewentualne koszty i ryzyka. Warto taką analizę przeprowadzić ze specjalistom/firmą windykacyjną oraz przedstawicielem działu prawnego. Zarówno radca prawny, jak i firma windykacyjna zaoferują przejęcie sprawy, ale najefektywniej będzie, kiedy ich działania będą skoordynowane i w tym samym czasie. Na przykład wniesienie pozwu nie zamyka nam drogi do negocjacji, ale za to wniesienie pozwu to dla negocjatora kolejny argument do rozmów z dłużnikiem – wykazuje naszą aktywność, zaangażowanie oraz uwiarygadnia nas i nasze sankcje, jakimi posługujemy się w negocjacjach. Wiarygodność i spójne działanie to klucz do odzyskania naszych pieniędzy, zwłaszcza w sprawach o wysokim poziomie „trudności”.

Reasumują, każdy z powyższych kroków można wykonać samemu, lub własnymi zasobami. Posiadając dział prawny lub dział księgowy część kwestii można rozwiązać samemu. Pytanie, czy ilość pracy, jaką wykonują obecnie pracownicy pozwala im na nowe obowiązki. Czy będą umieli skutecznie i w sposób zorganizowany prowadzić działania, o którym wyżej.

Przekazanie prowadzenie spraw firmie zewnętrznej wiąże się często z kosztami. Jednak w przypadku wystawiania regularnych faktur, szybko okaże się, iż miesięczny koszt „abonamentu” przy współpracy z firmą zajmującą się zarządzaniem wierzytelności zaoszczędzi nam znacznie większych kosztów. Mniej obowiązków dla osób, które nie są wyspecjalizowani w odzyskiwaniu należności sprawi iż swoje zadania wykonają lepiej i szybciej. Specjalista w zakresie windykacji będzie sprawniej i efektowniej prowadził rozmowy z klientami, co wpłynie pozytywnie na wpływy naszej firmy. A dodatkowo, na podstawie art. 10 ust. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, w przypadku windykacji jednorazowych wierzytelności B2B, całość lub część kosztów zostanie przerzuconych na nierzetelnego dłużnika.

Jak zarządzać długami swojej firmy?

Zlecać, sprzedawać, a może obsługiwać samemu? Jak przygotować swoją firmę na zagrożenie utraty płynności finansowej?

Prawie każdy przedsiębiorca, prawie każda firma spotkała się z problemem zaległości w opłacaniu faktur. Zatory płatnicze to jedno z największych ryzyk ponoszonych przez przedsiębiorców, a brak umiejętności radzenia sobie z nimi może doprowadzić do wielu problemów, jak chociażby do utraty płynności finansowej firmy.

To brak przygotowanych schematów działania powoduje, iż w sytuacji pojawienia się opóźnień, w firmie zaczynamy podejmować nerwowe ruchy, które często - zamiast prowadzić do odzyskania naszych należności, jeszcze bardziej oddalają nas od zamierzonego celu.

Chcąc uniknąć sytuacji zaskoczenia i zapewnić bezpieczeństwo i stabilność finansową naszego przedsiębiorstwa, warto podzielić sobie cały ten proces na 3 podstawowe kwestie.

1. Przed wystawieniem dokumentu - Prewencja – czyli jak zabezpieczamy naszą fakturę/należność. Czy w chwili powstania należności dochowaliśmy należytej staranności, aby uwiarygodnić zapłatę? Co wiemy o kontrahencie?

W zależności od wysokości zobowiązania, warto zwrócić uwagę na takie aspekty, jak zabezpieczenia umowne (czy ustanowić dodatkowe zabezpieczenie), weryfikację kontrahenta w różnego rodzaju dostępnych źródłach / opinie innych przedsiębiorców. W epoce Internetu, bardzo wiele cennych informacji znajdziemy sami!

1. Windykacja – czyli w jakim zakresie, i jakimi zasobami podejmować czynności. Tak naprawdę, windykację rozpoczynamy przed terminem wymagalności naszego zobowiązania. Na przykład umieszczając pieczęć windykacyjną współpracującej z Państwem firmy windykacyjnej na fakturze. Jest to pierwszy sygnał dla kontrahenta, iż zapłata tej faktury jest dla Państwa ważna, a jej terminowość będzie weryfikowana przez podmiot zewnętrzny. Następnie pierwsze przypomnienia wysłane na 2-3 dni przed terminem wymagalności. Pamiętajmy, iż każdy z nas ma listę priorytetów – spróbujmy ustawić nasze należności na szczycie listy naszych kontrahentów.
2. Windykacja wierzytelności „starszych” – w przypadku braku efektu naszych działań w początkowej fazie wymagalności, kiedy nasz kontrahent ciągle odwleka spłatę długu, należy przygotować plan działania w dłuższej perspektywie. Przygotować warianty postępowania, przeanalizować ewentualne koszty i ryzyka. Warto taką analizę przeprowadzić ze specjalistą/firmą windykacyjną oraz przedstawicielem działu prawnego. Zarówno radca prawny, jak i firma windykacyjna zaoferują przejęcie sprawy, ale najefektywniej będzie, kiedy ich działania będą skoordynowane i przebiegną w tym samym czasie. Na przykład wniesienie pozwu nie zamyka nam drogi do negocjacji, ale dla negocjatora jest to kolejny argument do rozmów z dłużnikiem – wykazuje naszą aktywność, zaangażowanie oraz uwiarygadnia nas i nasze sankcje, którymi posługujemy się w negocjacjach. Wiarygodność i spójne działanie, to klucz do odzyskania naszych pieniędzy, zwłaszcza w sprawach o wysokim stopniu „trudności”.

Reasumując, każdy z powyższych kroków można wykonać samodzielnie, własnymi zasobami. Posiadając dział prawny lub dział księgowy, część kwestii można rozwiązać samemu. Pytanie, czy ilość pracy, jaką wykonują obecnie pracownicy firmy, pozwoli im na przyjęcie nowych, dodatkowych obowiązków. Czy będą umieli skutecznie i w sposób zorganizowany prowadzić działania, o których wyżej.

Przekazanie prowadzenia spraw firmie zewnętrznej wiąże się często z kosztami. Jednak w przypadku wystawiania regularnych faktur, szybko okaże się, iż miesięczny koszt „abonamentu” przy współpracy z firmą zajmującą się zarządzaniem wierzytelnościami zaoszczędzi nam znacznie większych kosztów. Mniej obowiązków dla osób, które nie są wyspecjalizowane w odzyskiwaniu należności sprawi, że swoje zadania wykonają lepiej i szybciej. Specjalista w zakresie windykacji będzie sprawniej i efektowniej prowadził rozmowy z klientami, co wpłynie pozytywnie na sytuację naszej firmy. A dodatkowo, na podstawie art. 10 ust. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, w przypadku windykacji jednorazowych wierzytelności B2B, całość lub część kosztów zostanie przerzucona na nierzetelnego dłużnika